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封入封緘作業時に必要な宛名シールの作り方(インデザイン編)

DTP

1年ぶりに同じお客様の封入封緘作業のお仕事が来ました。
会社勤めの時から封入封緘作業や仕分けして梱包・発送したりと、よくやっていたので作業はもう手慣れたものなのですが、流石に作業場所が思うように確保できなので、作業中の姿勢が悪くて腰が痛くなってしまいました。
会社であればそれなりの場所があるのですが、自宅では大荷物を並べられるほどの広い場所は確保できないのが現実です。
仕方がないので茶の間で作業することにしました。

先ずはいただい発送先リストの宛名シールを作らなきゃなあと思い、久しぶりにインデザインでシール作り開始!久々に使う機能なので、どうやるんだったっけなあ?とちょっと戸惑ってしまいました。
やりだしたらちょっとずつ思い出して、 発送先の宛名シール を作ることはできましたが、初めて作った時はチンプンカンプンで全くどうやって作ったらよいか分からず、ネットで必死に誰かやり方を紹介している人はいないのかなあ・・・と探して、やっと見付けたサイトを参考に作ったりしていました。何をやるにも私が最初に作業を覚えないといけない環境だったので、苦労したのを覚えています。なにしろ誰も操作を知らないからです。何の知識もない私ですが、なんとかなるものですよ。
ネットで探していると必ず何らかの情報を親切に発信している方がいるものです。本当にありがたいかぎりです。

ちなみにインデザインの機能では、発送先の宛名シールを作るには、「ユーティリティ」→「データ結合」の所でデータソースを選択して、お客様からいただいた発送先リストのデータを読み込み作業していきます。実際にインデザインに流し込む前にデータの確認をし、保存形式は「csv」で別名保存しておく必要があります。よくあるのですがデータがおかしいと、流し込む際にうまくテキストが流し込めない場合があります。ソフトが自動でテキストを流し込んではくれますが、確認は十分に行ってください。万が一がありますので確認は必要です‼

宛名シールの作り方(インデザイン)

1.発送先情報データをエクセルで作る(お客様より入稿される場合がよくあると思います)
  1行目にタイトルとして、郵便番号・住所・氏名など項目を入力してください。
  2行目より情報を入力してください。
  郵便番号と住所は編集しやすいように分けて入力した方が良いと思います。
  〒マークがデータで入力されていない場合は、エクセルデータに追加入力しても良いですし、
  インデザインのマスターページに入れる方法もあります。

2.エクセルデータの準備が終わりましたら、
  別名保存で拡張子を「csv」形式で保存してください。

3.インデザインでラベルシール用のA4書類を作ります。
  使用するラベルシールの余白設定を参考に面付分ガイドを引いておくと、
  データを流し込んだ時に目安になります。

4.左上1個目のシールの位置にエクセルで作った項目ごとにテキストフレームもしくは
  フレームグリッドを作ってください。

  データが複数ある場合でも1個のみの作成で大丈夫です。
  「1」で説明しましたが、〒や「様・御中」などの敬称を入れる場合は
  マスターページに入れると良いです。
  または、エクセルデータに追加入力していただいても良いです。
  エクセルに入力した場合、インデザインのマスターページに入れる必要はありません。

5.いよいよインデザインで作業です。
  上部の「ウィンドウ」より「ユーティリティ」→「データ結合」を選択してください。

6.「データ結合」右上の3本線のマークの所より「データソースを選択」を選び、
  「2」で用意したデータを選択します。

7.「6」でデータ選択するとエクセルデータの1行目の項目が表示されます。

8.「4」で作ったテキストフレームもしくはフレームグリッドにどの項目を流し込むか
  指示をします。
  各項目を入れたいテキストフレームもしくはフレームグリッドにカーソルを表示させ、
  「データ統合」部分の項目を選択すると、インデザインの所に表示されます。

9.「データ結合」右上の3本線のマークの所より「結合ドキュメントを作成」を選択

10.上部「レコード」で「すべてのレコード」を選択
  中ほど「ドキュメントページあたりのレコード」で「複数レコード」を選択
  下のレイアウトプレビューを選択するとイメージしやすいです。

11.次に細かな設定をします。
  上部「複数レコードレイアウト」を選択
  マージンの所でどの位置から始めるか、位置の調整をしてください。
  この時に「3」で作ったガイドが役に立ちます。
  「レコードのレイアウト」の配置方法は「左から右」か「上から下」を
  お好みで選択してください。
  その下の「間隔」も「3」で作ったガイドを参考に調整してみてください。
  プレビューを見ながらやると分かりやすいです。

12.プレビューを見て、データがうまく流し込めているようでしたら、
  「OK」を押してください。
  インデザインデータが別名で出来上がります。
  あとは、テキストがテキストフレームもしくはフレームグリッドよりはみ出している場合は、
  入るように調整してください。
  インデザインのデータですので、調整はいくらでも可能です。

ということでタックシールを作り、確認が終わり無事出力をしました。せっかくデータが成功したなあと思ったのに、インクジェットでの出力の際に台紙がやはり静電気とかなのでしょうか?上下の位置が全部ズレてしまいました。でもなんとかギリギリ文字は欠けていないので、今回はシールの余白のバランスは崩れてしまいましたが、もったいないのでそのまま使うことにしました。シートが詰まってしまうと怖いので、せっかく1枚ずつ指示して出したのにこのザマです。うまくいかないものですねえ・・・。
まあ間違いではないので許容範囲かな?と思い、もったいないので使わせていただきます‼

シールの準備もできたので、早速作業開始!もう茶の間でやっているので、テーブルは低いし、折りたたみ式のよく踏み台に使うのを椅子として使っていたので、もう腰は痛いしお尻は痛いしで最悪でした。でもまあ私はデブなのでお尻の肉があって肉厚ですが、それでも長時間はキツイものがあります。
「広い仕事場が欲し~い!」
ロト7を当てて絶対仕事場兼工房を作るのが私の夢でございます。DTPの仕事も出来て、ハンドメイドなどの作品作りなど色々なことができる工房が欲しいのです。私の城ですね!「うふふ」あったら絶対1日中閉じこもっていますよ!

今回は冊子3冊を丁合して案内文を入れ、340か所分封入封緘ですが、1人でやっているので結構時間がかかるものです。作業の姿勢も悪いし、場所もないので、梱包した荷物の置き場もないけど、とりあえず部屋の隅から順番に、タックシールのシートごとに山にし、並べています。今日はまだ1/4くらいしか終わっていないかなあ。早く終われると良いのだけど、どうかなあ。終わったら終わったで、今度は箱に入れて納品しやすいように準備しなければならない。まだまだ時間が掛かるかなあ。まあ地道に頑張らねば・・・。早く終わりたいなあ。

時間が掛かるので、今日は久しぶりにYouTubeを見ながら作業をしておりました。といっても見ていたのは農作業の動画ですがねえ・・・。イチゴ栽培の仕方とか野菜の作り方とか、現時点で役に立ちそうな情報を手を動かしながら、頭に入れていました。
ちょうどイチゴのランナーがいっぱい出ているので、その育て方も勉強になりました。即実践・実験ですね‼

今週は急ぎの仕事も入るので、早く作業を終わらせてしまわないと後が詰まってしまいます。
また腰がいたくなるけど、明日頑張ろう!

宛名シール作成も、そういう作業がない方は使わない機能かもしれません。
でもいざという時にこんな機能があったなあと、ちょっとでも見聞きしたことを思い出していただければ、お役に立てるかもしれません
分かりにくい説明で恐縮ですが、インデザイン初心者様の参考になれば幸いです。

DTPシリウス企画
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